مفیدترین طرح‌های مرکز تماس و طراحی‌های فضای کاری آن‌هایی هستند که به بهره‌وری و در عین حال صرفه‌جویی در فضا کمک می‌کنند. وظایفی را که کارکنان شما باید انجام دهند و تجهیزاتی که باید برای انتخاب طرحی متناسب با شرکت شما استفاده کنند را در نظر بگیرید. بهترین چیدمان دفتر به این معنی نیست که تا جایی که محیط به ما اجازه می دهد میز و صندلی بچینیم تا بعد مجبور شویم برای رد شدن از میان آنها نفس خود را حبس کنیم و شکم خود را به داخل فرو ببریم !!
زمانی که به دنبال راه اندازی یک مرکز تماس هستید نحوه چیدمان میزها و دفتر کسب و کارتان می تواند کارایی کارمندان شما را تحت تاثیر قرار دهد .در ادامه با معرفی انواع چیدمان مرکز تماس و بیان معایب و مزایایی ان ها به شما در انتخاب چیدمان ایده آل تان کمک میکنیم.
به نظر شما بهترین نوع چیدمان میزها در مرکز تماس چگونه است؟
- اتاقک مانند یا Cubicles
- PODS
- چیدمان ردیفی
- چیدمان ردیفی با ایستگاه سرپرست
- Quad / Pods
- چیدمان Zigzag
1-اتاقک مانند یا Cubicles
اتاقک مانند یا Cubicles
در این طرح یک میز بزرگ به بخش های مکعب شکل تقسیم بندی میشود .
نکات مثبت
- استفاده بهینه از فضای محیط کار. هرکسی که یک بار بازی معروف TETRIS بازی کرده باشد می داند که اشکال مربع مانند کمترین فضا را اشغال می کنند.
- نویز را کاهش می دهد. پنل هایی که در اطراف میز قرار دارند، باعث کاهش صدا پس زمینه می شوند.
- هزینه نسبتا مناسبی دارد.
نکات منفی
- باعث ایجاد احساس تنهایی در کارکنان شده و برای فرادی دچار ترس نابهنجار از بودن در جاهای تنگ و تاریک هستند اصلا مناسب نیست.
- اگر که دنبال چیدمانی شاد برای دفتر کارتان هستید، این نوع چیدمان مناسب نیست
- نشستن در یک فضای مربعی شکل و ندیدن همکاران و دیگر کارشناسان شما را خسته می کند.
2-PODS
PODS
در این حالت چیدمان مرکز تماس یک میز دایره یا شش گوش داریم که فضای میز مثل پیتزا از هم جدا و تقسیم شده است .
نکات مثبت
- کارشناسان احساس آزادی عمل بیشتری می کنند.
- در مقایسه با چیدمان قبلی، احساس همکار بودن را القا می کند.
- سوپروایزها می توانند به آسانی در جریان کارها قرار بگیرند.
- زیبا به نظر می رسد. اشکال دایره شکل نسبت به اشکال مربعی کلا زیبا تر به نظر می رسند.
- همچنین، میزهای دایره شکل معمولا فضایی در وسط دارند که می توانید در آن گل یا دیگر وسایل تزئینی را قرار دهید.
- استفاده مناسب از فضای میز. فضاهایی که میزهای دایره شکل نسبت به دیگر اشکال مثل مربع و مثلت به شما می دهند بسیار بیشتر می باشد. این یعنی اینکه فضای دست، و آرنج بیشتری دارید و خبری از لبه های تیز نیست.
نکات منفی
- از تمام فضای دفتر استفاده نمی کند. آیا می توانید تصور کنید که در بازی TETRIS با یک شش وجهی روبرو شوید ؟ این اشکال از فضا به خوبی استفاده نمی کنند. اشکال مربعی شکل همیشه نسبت به اشکال ۶ وجهی تعداد بیشتری از کارشناسان را سامان دهی می کند.
- گران تر است.خرید اسباب و اثاثیه همیشه دارای بار مالی زیادی برای مراکز تماس دارد اما یکبار برای همیشه است. بهتر است که به نسبت کارشناسان و فضای دفتر توجه ویژه ای شود تا از هزینه کردن دوباره برای آماده سازی فضا جلوگیری شود.
3-چیدمان ردیفی
چیدمان ردیفی
ایستگاه های کاری یا کابین هایی که در یک ردیف قرار گرفته اند، سنتی ترین و رایج ترین چیدمان برای مرکز تماس است. اتاقک‌های مربع یا مستطیل شکل که در ردیف‌هایی چیده شده‌اند، معمولاً دیوارهای جداکننده بالایی دارند تا حریم خصوصی کاربران را حفظ کنند. جداکننده های بالا همچنین برای جلوگیری از حواس پرتی ناشی از مکالمات تلفنی سایر کارگران، نویز را منحرف می کنند. با این حال، چیدمان کابین ها در ردیف می تواند باعث شود کارمندان در فضای کاری خود احساس آرامش کنند.
تقسیم‌بندی‌های بالا همچنین مانع از مکالمه بین کارمندانی میشود که ممکن است در هنگام بروز مشکلات نیاز به مشورت با یکدیگر داشته باشند. در حالی که این همه چیز خوب و شیک است، این چیدمان شادترین و جذاب ترین از لحاظ زیبایی نیست و بیشتر شبیه یک خط تولید تولید است تا یک دفتر کار. در طرح‌بندی ردیفی عملکرد بر محیط اولویت می‌یابد، که ممکن است بهترین محیط کاری را برای کال سنتر شما ایجاد نکند.
نکات مثبت
- با استفاده از این نوع چیدمان،فضای مناسبی را برای ایجاد تعامل بین کارشناسان با یکدیگر ایجاد می کنید.
- جا به جا کردن میزها کار بسیار آسانی است. اگر که قصد داشته باشید چیدمان دفتر خود را تغییر دهید، می توانید به راحتی این کار را انجام دهید.
- استفاده کارآمد از فضای محیط و همچنین مناسب برای کابل کشی.
- کاهش نویز، پانل‌های جداکننده از پنهان شدن تماس‌ها توسط نویز پس‌زمینه جلوگیری میکند.
- مقرون به صرفه بودن، خرید مبلمان نسبتاً ارزان است و بیشترین بهره را از آنچه برای فضای اداری می پردازید می برد.
نکات منفی
- می تواند باعث احساس تنهایی شود. این بهترین چیدمان برای یک دفتر کار با محیط شاد نیست.
- به مشکل صدا بر خواهید خورد. اگر که در مرکز تماس خود از پنل های جدا کننده استفاده نکنید، در پس زمینه صداهای بسیاری خواهید داشت.
- اگر کابل کشب مناسب نشود ،سیم ها دردسر ایجاد می کنند. این مشکل باعث می شود که تمامی مزایای این نوع چیدمان را بی اثر کند. با توجه به اینکه کارشناسان مراکز تماس از لپتاب و هدست استفاده می کنند، سیم های این دستگاه ها می توانند تبدیل به کابوسی برای کارشناسانی شود که میزهایشان برای این موضوع طراحی نشده باشد.
4-چیدمان ردیفی با ایستگاه سرپرست
چیدمان ردیفی با ایستگاه سرپرست
طرح ایستگاه سرپرست می تواند اشکال مختلفی داشته باشد، اما مفهوم کلی شامل مجموعه ای از اطاقک ها است که به یک میز ناظر منفرد و برآمده متصل شده اند.سرپرست با نشستن پشت میز بلندتر، می تواند وظایف خود را در حین بررسی اپراتورها انجام دهد. اگر نظارت و تعامل ناظر بخش مهمی از جریان کاری مرکز تماس شما است، این طرح ممکن است راه‌اندازی مناسبی باشد.
نکات مثبت
- شکل مناسبی به دفتر می دهد.
- در این حالت می توانید به آسانی کارشناسان خود را ببینید و زمانی که نیاز به کمک شما دارند در کنارشان باشید
- مانیتورینگ آسان: تعیین موقعیت طرح ایستگاه سرپرست به سرپرستان اجازه می دهد تا بر کار اپراتورها نظارت کنند، مسائل را شناسایی کرده و به حل سریع مشکلات کمک کنند.
- ایستگاه های نظارتی نیز مانند ردیف ها، طراحی ارگونومیک دارند و فضای کارآمدی را به شما می دهند.
نکات منفی
- وقتی جایگاه میز یک مافوق را بر همکارانش بالاتر می برید، ممکن است فرهنگ کاری سالم را حتی در متعادل ترین محیط ها ترویج نکند.
- اینکه شخصی مدام و از بالا به کار شما نگاه کند، حریم خصوصی را از بین می برد و ممکن است احساس ترسناکی داشته باشید و افراد فضای خصوصی خود را از دست می دهند
5-Quad / Pods
Quad / Pods
برخی از مراکز تماس دارای میزهای چهارگانه هستندکه به چهار فضای کاری تقسیم می شوند. میزها به گونه ای چیده شده اند که دو کارمند بتوانند در کنار یکدیگر و مستقیماً روبروی یک دیگر بنشینند.. برخی سبک‌های چهارتایی شکل یک علامت مثبت را دارند که از چهار میز L شکل تشکیل شده است. پیکربندی هرچه که باشد، یک چیدمان چهارگانه، تعداد زیادی اتقاک های همسایه مانند در محیط ایجاد میکند. تقسیم‌کننده‌هایی که فضاهای کاری را از هم جدا می‌کنند کم هستند تا کارشناسان بتوانند در پروژه‌ها با یکدیگر گفتگو و همکاری کنند. با این حال، اگر چیدمان چهار میز و تقسیم‌کننده‌های کم ،کارشناسان را وسوسه کند که زمان بیشتری را صرف صحبت کردن با یکدیگر به جای برقراری تماس کنند، ممکن است شاهد کاهش بهره‌وری باشید.
نکات مثبت
- این نوع چیدمان حس بازبودن محیط را را تسهیل می کند و در عین حال حریم خصوصی حفظ شده و کنترل انتقال نویز از اتاقک ها به یکیدیگر حفظ میشود.
- افزایش فضای باز میتواند باعث شود که محیط دفتر بزرگتر و جذاب‌تر در مقایسه با طرح‌بندی ردیفی به نظر برسد.
- از آنجا که این چینش چهار اپراتور را در یک میز قرار می دهد، می تواند همکاری را تسهیل و تشویق کند.
- اجرای این چیدمان چهارتایی با طراحی جالب و مدرن با چیدمان کابین های خسته کننده مبارزه می کنند.
نکات منفی
- در مقایسه با چیدمان ردیفی نمی‌توانید تعداد زیادی میز چهارتایی را در یک اتاق قرار دهید.
- این پیکربندی کارشناسان را وسوسه می کند که زمان بیشتری را صرف صحبت با یکدیگر به جای برقراری تماس کنند از این رو میتواند سبب کاهش بهره وری گردد.
6-چیدمان Zigzag
چیدمان Zigzag
در طرح زیگزاگ یا لانه زنبوری جایی که گوشه‌های اتاقک‌ها بیرون می‌آیند و نسبت به ایستگاه‌های کاری مربع یا مستطیل استاندارد فضای بیشتری برای حرکت به کارمندان می‌دهد. چیدمان زیگزاگ شامل تقسیم‌کننده‌های بلند است، اما فضای اضافی محیط کمتری نسبت به اتاقک‌های سنتی ایجاد میکند. در حالی که این یکی از ایده‌آل‌ترین چیدمان‌ها است، چیدمان اداری زیگزاگ گزینه‌ای گران‌تر و پیچیده‌تر است.
نکات مثبت
- این چیدمان ظاهری تازه، باز و مدرن ارائه می دهد و در عین حال کارایی اتاقک های به هم پیوسته را حفظ می کند
- هر زیگزاگ یک خط مستقیم را تشکیل می دهد که به شما امکان می دهد یک رویکرد ردیفی داشته باشید. زیگزاگ‌ها فضای کارآمدی را که ردیف‌ها ارائه می‌کنند، بدون به وجود امدن احساس کلاس درس حفظ می‌کنند.
نکات منفی
- اطاقک زیگزاگ دارای اندازه های میز بزرگتر است که ممکن است آنها را نسبت به کابین های ردیف استاندارد گران تر کند و اجرای آن هزینه بالایی دارد.
جمع بندی
کال سنتر تیام نت مدل ردیفی بدون سرپرست است که باعث شده ایراداتی که در چیدمان ردیفی با سرپرست ممکن است به وجود بیاید برطرف شده و تقریبا به مدل ایده آل برای چیدمان مرکز تماس رسیده ایم تا حداکثر بهره‌وری از فضا و محیط را در کنار بهبود عملکرد و افزایش روحیه کارشناسان خود داشته باشیم.
شما کدام یک از چیدمان ها را برای مرکز تماس خود انتخاب می کنید؟
